Bienvenue au
Cercle canadien
de Montréal
Depuis plus de 120 ans, le Cercle est la tribune de prédilection des PDG et des personnalités qui façonnent le monde des affaires. Avec plus de 20 événements par année réunissant en moyenne près de 500 personnes, il offre une tribune libre et prestigieuse à des conférencières et conférenciers de premier plan.
Présenté dans l’ordre chronologique, ce guide vous accompagne dans la préparation de votre événement au Cercle. Il rassemble les renseignements utiles, précise ce qui sera demandé à chaque étape et présente les différents formats possibles. Vous conservez votre entière liberté éditoriale et choisissez la formule qui convient le mieux à votre propos.
Notre objectif commun : créer une expérience pertinente, dynamique et mémorable pour les conférencières et conférenciers ainsi que pour les participants dans la salle.
Publication de l'événement
Dès que la participation de votre PDG est confirmée, notre équipe prépare l’annonce et la mise en ligne de votre événement. Pour amorcer rapidement sa promotion, nous aurons besoin des éléments suivants.
À nous transmettre en priorité |
Ces éléments nous permettront de préparer les premières communications annonçant votre participation. |
Informations supplémentaires |
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Pour compléter la page de l’événement, veuillez fournir en français et en anglais :
Notre équipe pourra vous accompagner dans la rédaction ou l’adaptation du titre et du descriptif afin qu’ils soient à la fois fidèles à votre propos et attrayants pour la communauté d’affaires. |
Promotion de l’événement
Le Cercle déploiera une campagne de communication afin de faire connaître la conférence auprès de ses membres et de la communauté d’affaires.
Cette campagne comprendra :
- la création et la mise en ligne de la page de l’événement ;
- des envois d’infolettres à nos 18 000 contacts ;
- des publications sur LinkedIn;
- la mise en valeur de votre participation dans différents médias, notamment La Presse, Les Affaires et Revue Gestion.
Actions pour mobiliser votre réseau |
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La participation de votre équipe contribuera directement au rayonnement de l’événement. Nous vous invitons à partager l’annonce sur vos réseaux sociaux et à transmettre une invitation à vos employés, partenaires, clients et contacts d’affaires. Pour faciliter cette démarche, notre équipe vous fournira au besoin :
Cette collaboration nous permettra de réunir un auditoire nombreux, pertinent et engagé. |
Votre expérience sur scène
Votre PDG disposera de 35 minutes sur scène pour partager sa vision, son parcours et ses initiatives. Vous conservez votre entière liberté éditoriale et choisissez le format ainsi que la langue qui convient le mieux au conférencier.
Allocution, entretien, formule mixte ou format différent : notre équipe est ouverte à explorer avec vous une expérience adaptée à votre contenu, à votre personnalité et à l’effet recherché.
Les formats disponibles
Votre présence sur scène peut prendre différentes formes ou combiner plusieurs formats :
Allocution |
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Présentez votre vision directement à l’auditoire, au lutrin ou en mouvement sur la scène. Attention : Trop souvent, les informations données au sujet de l’entreprise lors de l’introduction sont déjà bien connues des participants. Assurez-vous de garder cette section très concise et de présenter des éléments plus percutants. |
Entretien |
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Échangez avec une personne qui guidera la conversation et vous permettra d’approfondir les sujets les plus pertinents.
Si vous privilégiez l’entretien, vous pouvez choisir parmi les personnes recommandées par le Cercle, dont les services sont offerts gratuitement, ou faire appel à une personne de votre réseau. Veuillez noter que, dans ce dernier cas, les frais professionnels, s’il y a lieu, seront à votre charge. |
Questions de l’auditoire |
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Nous utilisons Slido pour prendre les questions pendant l’événement ou même quelques jours avant l’événement. Toutes les questions soumises seront filtrées par un membre de votre équipe qui sera à la régie. Vous devrez aussi fournir trois questions qui seront utilisées pour inciter l’auditoire à participer. Selon la formule retenue, l’interviewer ou le maître de cérémonie animera la période de questions sur scène avec le conférencier. |
Formule mixte
Vous avez la possibilité de sélectionner parmi deux des trois formats proposés selon vos préférences. Par exemple, vous pouvez choisir, une allocution suivie d’un entretien, d’une allocution suivie d’une période de questions avec Slido ou d’un entretien suivi d’une période de question. Veuillez noter qu’un minimum de 10 minutes est requis pour chacun des segments.
Rendre l’événement mémorable
Sonder l’auditoire :
Grâce à Slido, il est aussi possible de sonder en temps réel l’auditoire et de partager à l’écran les résultats. Les participants apprécient les interactions qui nécessitent leur téléphone cellulaire !
Une attention particulière
pour l’auditoire
Certains conférenciers offrent à l’auditoire des petites attentions afin de rendre l’expérience encore plus agréable. Par exemple, des tirages de billets pour un événement sportif, une dégustation de fromages, objets promotionnels...
Informations supplémentaires |
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Nous privilégions une très courte allocution présentant quelques statistiques ou faits saillants sur votre entreprise, afin de consacrer davantage de temps aux enjeux propres à votre secteur, aux solutions mises de l’avant par des entreprises innovantes ainsi qu’à votre vision personnelle du monde des affaires. À plusieurs occasions, nous avons invité les membres de notre conseil d’administration à nous soumettre des questions ou des sujets qu’ils souhaiteraient entendre du conférencier. Cette approche s’est avérée très positive et enrichissante pour les conférenciers, puisqu’elle permet d’orienter la discussion vers des enjeux qui suscitent un réel intérêt auprès de notre communauté. Langue : Dans l’intérêt de nos membres, nous indiquerons la langue choisie sur notre site Web sur la page de l'événement. |
Actions requises |
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Animateurs
du Cercle canadien
Si vous privilégiez l’entretien, vous pouvez choisir parmi les personnes recommandées par le Cercle, dont les services sont offerts gratuitement, ou faire appel à une personne de votre réseau. Veuillez noter que, dans ce dernier cas, les frais professionnels, s’il y a lieu, seront à votre charge.
Logistique
À l’approche de la conférence, l’équipe du Cercle coordonnera avec vous les derniers éléments nécessaires au bon déroulement de l’événement.
Vous avez la possibilité de diffuser sur les écrans une présentation PowerPoint et/ou vidéo.
Nous offrons aussi :
- un minuteur, placé devant la scène indiquant au conférencier le temps qui lui reste,
- un choix de micros : micro au lutrin, micro-bâton ou micro-casque
- un écran devant la scène : présente ce que l'auditoire voit sur les grands écrans dans la salle
- un télésouffleur :
- Si vous souhaitez bénéficier de cette option, il est essentiel de nous en informer au minimum trois semaines avant l’événement, afin de réserver la présence d’un technicien spécialisé. Le discours final devra être transmis trois jours ouvrables avant l’événement, en format Word. Veuillez noter que le document ne doit pas inclure de mots en caractère gras, soulignés ou surlignés, mais plutôt mettre en lettres majuscules les mots dont vous désirez mettre de l’emphase.
Le conférencier est invité à venir tester le télésouffleur le jour J, vers 11h. Si souhaité, une pratique à distance peut également être organisée en amont pour permettre au conférencier de se familiariser avec le défilement du texte.
- Si vous souhaitez bénéficier de cette option, il est essentiel de nous en informer au minimum trois semaines avant l’événement, afin de réserver la présence d’un technicien spécialisé. Le discours final devra être transmis trois jours ouvrables avant l’événement, en format Word. Veuillez noter que le document ne doit pas inclure de mots en caractère gras, soulignés ou surlignés, mais plutôt mettre en lettres majuscules les mots dont vous désirez mettre de l’emphase.
Le Cercle canadien de Montréal vous invite à convier de 5 à 9 personnes de votre réseau à la table d'honneur, en prévoyant aussi 3 remplaçants en cas de désistement. Un fichier Excel à compléter vous sera transmis pour recueillir les renseignements nécessaires de vos invités. Le Cercle s’occupe d’envoyer les invitations. Les invités peuvent notamment inclure vos partenaires d'affaires, clients, collaborateurs, le ou la représentant(e) de l'organisme bénéficiaire de votre don ou des membres de votre conseil d'administration. Ils se joindront aux invités du Cercle pour former une table d'environ 15 à 20 personnes. Pour toute question relative aux tables d’honneur, communiquez avec Claire Cerceau (ccerceau @cerclecanadien-montreal.ca).
Action requise : Fournir les noms, titres et courriels des personnes que vous souhaitez inviter, ainsi que ceux de leur adjoint(e), idéalement 7 semaines avant l’événement pour maximiser les chances que vos invités soient disponibles.
Le cocktail VIP réunit les membres du conseil du Cercle, les membres Gouverneurs ainsi que les invité(e)s de la table d'honneur. Vous pouvez inviter jusqu’à 10 personnes de votre réseau déjà inscrites à l’événement, dont un maximum de 5 personnes provenant de votre organisation. Pour accéder au salon VIP, il faut obligatoirement figurer sur la liste présentée à l'entrée.
Action requise : Soumettre les noms des invités à Louise Ferland 3 jours avant l’événement.
La sécurité des conférenciers et des participants est une priorité pour assurer le bon déroulement d'une conférence de haut niveau : toute préoccupation concernant des groupes ou individus susceptibles de perturber l'événement doit être signalée le plus tôt possible. Selon l'évaluation des risques, le Cercle collaborera avec une firme spécialisée en sécurité pour garantir une présence professionnelle, discrète et rassurante le jour même. L'objectif est d'offrir un cadre sécuritaire et professionnel permettant à tous de profiter pleinement de l'événement.
Action requise : Nous prévenir au moins deux semaines avant l’événement.
Le Cercle assume les frais pour les invités de la table d'honneur ainsi que pour une personne de votre service des communications à la table média. Vous êtes invité à réserver vous-même les places pour les gens de votre organisation et les partenaires que vous souhaitez convier à votre ou vos tables, les inscriptions se faisant directement en ligne sur la page web de l'événement. Pour toute question relative à l'achat de billets, communiquez avec Anne Maurer (amaurer@cerclecanadien-montreal.ca).
Action requise : réserver au plus tard 3 jours ouvrables avant l'événement.
Le Cercle accueille les représentants des médias souhaitant assister à l'événement, un avis étant envoyé par courriel selon une liste de presse personnalisée; sur demande, le salon VIP peut être réservé pour permettre au conférencier de participer à une mêlée de presse après la conférence. Toute question relative aux médias doit être adressée à Anne Maurer (amaurer@cerclecanadien-montreal.ca). Action requise : informer le Cercle, au minimum 3 jours ouvrables avant l'événement, si le conférencier répondra aux questions des médias après la conférence.
Lors du dîner, nous mettrons votre entreprise à l’honneur d’une façon toute spéciale ! Grâce aux questions qui seront validées, nous diffuserons du contenu interactif sur les écrans pendant le repas. Une occasion unique de faire découvrir à l’auditoire votre entreprise, ses réalisations, ses succès et tout ce qui la distingue. Une belle façon de mettre en valeur vos accomplissements tout en créant un moment engageant et enrichissant pour tous les participants !
Action requise : Valider questions/réponses que l’équipe du Cercle soumettra, 7 jours avant l’événement.
Votre point de vue nous tient à cœur. À la suite de chaque conférence, nous vous ferons parvenir un bref sondage afin de connaître votre appréciation et de continuer à bonifier l'expérience. N'hésitez pas non plus à nous transmettre quelques citations à chaud : nous serions ravis de les intégrer à notre kit du conférencier pour témoigner de la richesse de ces rencontres.
Étapes à compléter et échéances
Prolonger le rayonnement de l’événement
Le passage au Cercle se poursuit au-delà de la conférence. Notre équipe produira différents contenus afin de faire rayonner les idées partagées auprès de la communauté d’affaires.
Ce rayonnement comprend notamment :
- une publication LinkedIn accompagnée de photos;
- Afin d’adapter au mieux le message destiné à la publication LinkedIn, nous apprécierions recevoir le texte ou les questions d’entrevue de la conférence au moins trois jours avant sa tenue.
- une sélection de citations marquantes;
- un sommaire exécutif de la conférence;
- une rediffusion vidéo avec chapitrage sur le site du Cercle et Vimeo;
- un balado avec chapitrage sur Spotify.
Les photos de l’événement vous seront également transmises afin que votre équipe puisse prolonger la visibilité dans vos propres réseaux.
Contactez-nous
Louise Ferland
Logistique de l’événement
lferland@cerclecanadien-montreal.ca
514-594-0242
« Je serai la personne qui vous accompagnera et vous guidera tout au long de la préparation de cette conférence. Mon objectif est de veiller à ce que chaque étape soit réalisée avec soin afin d’assurer le succès de l’événement. Plusieurs échanges seront nécessaires au cours de cette préparation, mais ils sont essentiels pour valider chaque détail et garantir un résultat à la hauteur de vos attentes. »
Idir Boudjemai
Rayonnement et stratégie numérique
iboudjemai@cerclecanadien-montreal.ca
437-703-4595
Partenaire principal
Commanditaires de saison
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